Cómo gestionar las quejas de tus clientes por WhatsApp sin afectar el tiempo de tus asesores

Quejas de clientes

Uno de los mayores retos en el servicio al cliente es gestionar las quejas e inconformidades de manera eficiente, sin descuidar la atención a nuevas oportunidades de venta o recompra. Aunque estas quejas pueden parecer un obstáculo, también representan una gran oportunidad para mejorar procesos, fidelizar a los clientes y fortalecer tu marca.

El problema: quejas que consumen tiempo valioso

Muchos casos de molestia o dudas pueden resolverse fácilmente si se proporciona la información adecuada. Sin embargo, cuando no hay un proceso automatizado, los asesores deben atender de forma manual cada mensaje, lo que consume tiempo que podría invertirse en tareas de mayor valor.

Además, cuando un cliente no se siente escuchado, suele acudir a canales públicos como redes sociales para expresar su inconformidad, lo cual puede afectar la reputación de tu empresa.

La solución: automatización inteligente por WhatsApp

WhatsApp es el canal de comunicación más usado por los clientes hoy en día, y si sabes cómo usarlo estratégicamente, puede ayudarte a gestionar quejas sin sobrecargar a tus asesores.

Aquí te dejamos una guía práctica para lograrlo:

1. Habilita una línea de WhatsApp exclusiva para atención de quejas

Invita a tus clientes a contactarte por este canal cuando tengan un problema con algún producto o servicio. Esto disminuye la probabilidad de que recurran a redes sociales y te permite atenderlos en un entorno más privado y controlado.

2. Automatiza los primeros pasos

Utiliza automatización para que al escribir, el cliente reciba mensajes como:

• “Por favor, indícanos tu nombre completo.”

• “¿Qué producto o servicio adquiriste?”

• “Descríbenos brevemente el problema que estás experimentando.”

  
  

Con esto, estarás recopilando la información necesaria sin necesidad de intervención humana inmediata.

3. Envía un mensaje de respuesta empática

Una vez que el cliente comparte su queja, configura una respuesta automática personalizada, usando herramientas de inteligencia artificial que adapten el mensaje según la situación. Por ejemplo:

“Lamentamos que hayas tenido esta experiencia, [nombre]. Ya estamos revisando tu caso y uno de nuestros asesores te contactará lo antes posible para solucionarlo. Gracias por tu paciencia.”

4. Escala cuando sea necesario

Una vez registrado el caso, el equipo puede darle seguimiento según la prioridad, permitiendo una mejor gestión del tiempo y recursos humanos.

¿Lo puedes hacer manualmente? Sí, si recibes pocos casos.

Pero si tu volumen de mensajes por WhatsApp es alto, lo ideal es automatizar el proceso y centralizar toda la atención en una sola plataforma.

¿Quieres implementar un buzón de quejas automático en WhatsApp?

En Vabbel te ayudamos a crear una experiencia completa de atención a clientes a través de WhatsApp. Nuestra plataforma permite:

✅ Automatizar el registro de quejas

✅ Personalizar respuestas con IA

✅ Llevar estadísticas y reportes por tipo de queja

✅ Centralizar todas las conversaciones en un solo portal

👉 Regístrate en www.vabbel.com.mx y solicita el servicio de buzón de quejas automático por WhatsApp para tu empresa.

Empieza a resolver inconformidades de forma profesional, ágil y sin saturar a tu equipo de atención.